Dies ist ein Beispiel, wie ein 5S-Workshop in Bürobereichen gestaltet werden könnte. 5S eignet sich als praxisnahe bzw. umsetzungsorientierte Methode im Übrigen auch für Auftakt-Workshops.

Agile Projektarbeit, Prozessorientierung, Digitalisierung, Arbeiten 4.0, New Work – diese Entwicklungen hinterlassen in der Büro- und Wissensarbeit Spuren, wie etwa eine Verschiebung von Arbeitsweisen weg von der Einzelarbeit in starren Räumen und Strukturen hin zur Kollaboration in interdisziplinären Teams und wechselnden Arbeitsumgebungen. Hier sind klare und flexible Strukturen gefordert. So müssen Büro- und Arbeitsplatzkonzepte einen Rahmen bieten, in dem sowohl offene Kommunikation und flexible Zusammenarbeit als auch störungsfreie, konzentrierte Einzelarbeit möglich ist. Relevante Informationen bzw. Daten und Betriebsmittel müssen stets verfügbar sein. Wissen und auch Arbeitsräume müssen geteilt werden können. 

Besonders traditionell geprägte Organisationen mit gewachsenen, starren Strukturen und großen Altbeständen an Papier bzw. Material haben Probleme, den Anfang in diesem Veränderungsprozess zu machen. Genau da kann die "5S"-Methode helfen.

Denn wer flexible Bürokonzepte entwickeln und Rahmenbedingungen für eine effiziente und produktive Zusammenarbeit schaffen will, sollte zwei Punkte beachten. Erstens: Betroffene sollten von Anfang an beteiligt sein! Zweitens: Bevor Neues geschaffen wird, müssen zunächst alte Strukturen und Gewohnheiten aufgebrochen werden. Die Anwendung der "5S"-Methode trägt beiden Aspekten Rechnung, besonders zu Beginn dieses Prozesses.

5S dient keinem Selbstzweck, sondern verfolgt eine klar formulierte Zielsetzung, wie beispielsweise: 

• die Arbeitsbereiche sind klar, nachvollziehbar gestaltet und entsprechen den jeweiligen Anforderungen (z. B. hohe Flexibilität)
• kurze Wege und Zugriffszeiten (Finden statt Suchen)
• Stellvertreter und neue Mitarbeiter finden sich schnell zurecht
• angenehmes Arbeitsumfeld
• Raum für Kreativität und offene Kommunikation (Laut einer MIT-Studie entstehen 80 Prozent aller Innovationen durch informelle Kommunikation!)
• Arbeitssicherheit und Arbeitsplatzgestaltung nach ergonomischen Gesichtspunkten

Unter fachlicher Anleitung des Moderators werden innerhalb des ein- bis dreitägigen Workshops möglichst viele Maßnahmen sofort und direkt durch die Mitarbeiter umgesetzt. Aufgrund des zeitlichen Rahmens und abhängig vom Umfang des ausgewählten Bereiches und weiteren Einflüssen werden die Aktivitäten ggf. auf Teilbereiche konzentriert. Weitere Maßnahmen werden zur späteren Umsetzung mit Verantwortlichkeiten und Terminen versehen. Dazu gehören z. B. auch die Workshop-Dokumentation (Vorher-Nachher-Darstellung etc.), die Erstellung / Vervollständigung von Standards und Checklisten, die Vervollständigung der visuellen Kennzeichnungen.

EINFÜHRUNG

• Kurz-Schulung zur 5S-Methode [>> mehr Infos zur 5S-Methode >>] mit Übungen und Beispielen aus der Praxis
• Vereinbarung von "Spielregeln" für den Workshop
• Vorbereitung und Tagesplanung

PRAXIS- / UMSETZUNGSTEIL 

• 1. Sortieren: Die Teilnehmer beginnen, benötigte von unbenötigten Dingen zu trennen - am eigenen Arbeitsplatz, in Schränken, in gemeinsam genutzten Bereichen o. ä. Hierfür werden Flächen eingerichtet bzw. Behälter aufgestellt, in denen die zu entsorgenden, zu archivierenden oder zu verlagernden Dinge zunächst gesammelt werden
• 2. Sichtarbe Ordnung schaffen: Die benötigten Arbeitsmittel, Materialien etc. werden neu angeordnet und gekennzeichnet.

• 3. Sauberhalten: Wenn sinnvoll, werden Maßnahmen ergriffen, durch die Unordnung künftig verhindert und die Säuberungstätigkeiten in den Arbeitsbereichen vereinfacht werden. In reinen Office-Bereichen spielt dieser Schritt eine untergeordnete Rolle.

Sofern der zeitliche Rahmen es erlaubt, wird auch bereits mit dem 4. S - Standardisieren begonnen. Hierzu gibt der Moderator zuvor weitere Trainingsinhalte und Beispiele als Impuls für die Umsetzung.

Das 5. S (Sichern und ständig verbessern) ist nicht Teil des Pilot-Workshops.

ZUSAMMENFASSUNG / AUSBLICK / ERGEBNISPRÄSENTATION

Anzahl der Teilnehmer nach Absprache: 

• Mitarbeiter des Arbeitsbereiches
• Führungskraft aus dem Bereich (macht idealerweise mit; ist aber mindestens zu Beginn und zur Ergebnispräsentation anwesend, um die Ergebnisse wertzuschätzen und mögliche Entscheidungen direkt treffen zu können)
• Ggf. Internes Projektteam-Mitglied / QM-Beauftragter 
• Zumindest auf Zugriff: Veranwtortliche aus unterstützenden und indirekt betroffenen Bereichen

An der einführenden Kurzschulung können weitere Mitarbeiter aus dem Bereich und Führungskräfte aus anderen Bereichen teilnehmen.

5S ist keine Einmal-Aktion. Dieser ein- bis zweitägige Workshop hat eine initialisierende Wirkung und beinhaltet erste Umsetzungsmaßnahmen. Vonseiten der Führungskraft und des Managements muss daher nicht nur die Initialzündung kommen, sondern auch die Bereitschaft, den Fortschritt und die Nachhaltigkeit der Aktivitäten zu fordern und zu fördern.

Der externe Workshop-Moderator kann bei Bedarf wieder hinzugezogen werden, z. B. für folgende Aspekte: Unterstützung bei der weiteren Umsetzung, Ausbildung von Multiplikatoren, Begleitung weiterer Einführungs-Workshops in anderen Bereichen oder Erstellung eines bereichsspezifischen 5S-Audits bzw. Quick-Checks (5. Schritt – Sichern und ständig verbessern).

Grundsätzlich müssen im Vorfeld des Pilot-Workshops einige vorbereitende und organisatorische Maßnahmen mit dem Moderator abgestimmt werden.