Was ist "Lean"?
"Lean" wird nicht selten fehlinterpretiert - sowohl von den Entscheidern als auch von Betroffenen. In diesen Fällen besteht das Risiko, dass eher Schaden angerichtet als Nutzen gestiftet wird. Was wirklich hinter Lean und Kaizen steckt, offenbart sich jenen, die sich offen darauf eingelassen haben, erst allmählich. Deshalb kann diese Erläuterung auch nur der Versuch sein, einen kleinen Einblick zu geben.
Die Ursprünge
Der Ansatz hat seinen Ursprung in der Produktion, genauer gesagt in der Automobilindustrie. Toyota gilt mit seinem Toyota Produktionssystem und seinen Erfolgen als großes Vorbild.
Lean Administration, Lean Service, Lean Office ...
Die Idee, die Lean Prinzipien, die Denkweise und ausgesuchte Methoden auch in den indirekten Bereichen, also in den Verwaltungs- und Serviceabteilungen einzusetzen, kam vermutlich zunächst bei den Unternehmen, die bereits Erfolge in der Produktion erzielt haben. In Europa und den USA ergaben sich die neuen Begriffskombinationen Lean Administration, Lean Office, Lean Service oder auch Office bzw. Büro-Kaizen, die letztlich alle das gleiche meinen. Mittlerweile sind Ansätze in vielen Branchen zu finden, wie etwa in Dienstleistungsbereichen oder im Gesundheitswesen (Lean Healthcare). Trotz der zu vermutenden Verbesserungspotenziale ist die Entwicklung im Hinblick auf die Umsetzungstiefe noch nicht weit vorangeschritten. Dies mag auch in den hier vorherrschenden Führungs- und Organisationsstrukturen begründet liegen.
Fokus "Zeit"
Bei Lean Administration stehen die Faktoren Qualität und Zeit - in enger Verbindung mit Kundenorientierung - im Vordergrund. Das heißt beispielsweise: Die richtigen Informationen zur bzw. innerhalb der gewünschten Zeit liefern - und zwar immer aus Perspektive des Kunden (intern oder extern).
Beim Faktor Zeit geht es darum, die Prozess-Durchlaufzeiten zu verkürzen, indem wir einerseits "Zeitfresser", die täglich wertvolle Arbeitszeit rauben, und andererseits unnötige Liegezeiten (von Vorgängen, Aufträgen etc.) identifizieren und eliminieren. Kostenreduzierungen stellen sich mit den Qualitätsverbesserungen und Durchlaufzeitreduzierungen ein.