Und plötzlich war alles anders: Die COVID19-Pandemie hat viele Unternehmen vor Herausforderungen gestellt, die man vor kurzem noch nicht für möglich gehalten hat. Schlagartig sind Umsätze eingebrochen, bewährte Businesskonzepte auf den Kopf gestellt und Existenzgrundlagen bedroht. Von heute auf morgen mussten neue Wege der Zusammenarbeit gefunden werden. Stichwort: "Remote Work".
Aber wenn man genau hinschaut, hat diese Pandemie den Wandel der Arbeitswelt und der Anforderungen an die Prozessleistung von Firmen nur beschleunigt und verstärkt, zumindest zu großen Teilen.
Besser vorbereitet auf die plötzliche Zwangsdigitalisierung der Zusammenarbeit waren jene Unternehmen, die sich frühzeitig und kontinuierlich mit der Verbesserung bzw. Anpassung ihrer Prozesse und Arbeitsorganisation beschäftigt haben.
Ich möchte an dieser Stelle besonders den kleinen und mittelständischen Unternehmen Mut machen: Fangen Sie jetzt an, Potenziale zu entfesseln, die mit großer Wahrscheinlichkeit in Ihren Prozessen, in Ihrer Organisation, in den Mitarbeitenden schlummern - gerade in einer Zeit der Krise und der großen Herausforderungen. Ich meine damit nicht, dass Sie kurzfristig alles aus Ihren Mitarbeitenden wie Zitronen auspressen sollen. Ich möchte Ihnen Wege aufzeigen, mit denen Sie Ihre Abläufe und Arbeitsorganisation weiterentwickeln können und die somit Ihre Produkte und Dienstleistungen nachhaltig besser machen.
In über 15 Jahren habe ich als Berater, Trainer und Coach Hunderte von Workshops moderiert, unzählige Multiplikatoren trainiert, Führungskräfte und Teams bei der Umsetzung von Verbesserungen begleitet.
Die "Lean Prinzipien" und "Kaizen" bildeten dabei immer eine Grundlage meines systematischen Vorgehens, das ich aber aufgrund vieler Erfahrungen in der praktischen Umsetzung immer wieder ergänzt und kontinuierlich weiterentwickelt habe.
Ein entscheidender Punkt ist, dass alle Beteiligten die Kundenbrille aufzusetzen, statt nur auf kurzfristige Kosten- bzw. Umsatzpotenziale zu schielen. In vielen Fällen bestimmen Qualität und Geschwindigkeit der Leistung, ob und wie viel der Kunde bereit ist, dafür zu bezahlen. Das gilt übrigens nicht nur für Verbraucher und Businesskunden, das trifft auch für interne Kunden bzw. Abnehmer innerhalb einer Organisation zu.
Die Fehlerteufel und die Zeitfresser verstecken sich wiederum in Geschäftsprozessen und Arbeitsstrukturen. Wenn es beispielsweise gelingt, unnütze Arbeitsschritte, Mehrfach-Handling, Blindleistungen, Rückfragen, Such- oder Liegezeiten in einem Prozessablauf zu erkennen und herauszunehmen, dann sinken die Prozesskosten und die Kundschaft bekommt das Produkt oder die Dienstleistung schneller.
Gleichzeitig gewinnen die Mitarbeitenden Arbeitszeit, die für sinnvolle, kundenwertschaffende Tätigkeiten verwendet oder in strategisch wichtige Projekte bzw. Produktinnovationen investiert werden kann.
Deshalb ist es wichtig, die Kernprozesse zu durchleuchten, systematisch zu entschlacken und neu zu gestalten - auf den Kunden ausgerichtet, schneller, effizienter, zuverlässiger.
Der größte Hebel, diese Potenziale oder auch "Schätze" zu heben, liegt aber in den Menschen, die die Arbeit leisten, Entscheidungen treffen, Konzepte ausarbeiten, die Kunden beraten usw. - kurz: Die Mitarbeiter*innen. Das ist eine wichtige Erkenntnis, die ich aus meiner langjährigen Erfahrung gewonnen und in mein Vorgehen eingeflochten habe.
Menschen, die unter Dauerstress stehen (zum Beispiel durch Trouble-Shooting, Unterbrechungen, Multitasking, Zeitdruck, Arbeitslast und Informationsflut) und deren Akku dadurch ständig leer ist, sind gereizter, machen mehr Fehler, arbeiten ineffizienter und sind weniger produktiv. Kurzum: Es führt zu schlechterer Qualität und sie werden langsamer. Und das geht letztlich zulasten des Geldbeutels, weil es am Ende mehr kostet und gleichzeitig Kundenumsätze flöten gehen.
Im Umkehrschluss erzielen Mitarbeitende, die sich in einem guten Arbeitsumfeld ohne Dauerstress auf die wirklich wichtigen Aufgaben konzentrieren können, gute Arbeitsergebnisse. Mehr noch: Sie können ihre wahren Potenziale entfalten und wertvolle Beiträge zum Erreichen hoher Ziele, zum Meistern von Herausforderungen und letztlich zum Bestehen in Krisen leisten. Ich sage dazu gerne: "Gutes gelingt mit guten (leistungsfähigen, motivierten, engagierten) Mitarbeitenden."
Das ist der Hebel, an dem ich ansetze. Ich binde die betroffenen Mitarbeiter*innen und Führungskräfte bei der Gestaltung der Prozesse und der Arbeitsorganisation aktiv ein.
Die neuen Tools für virtuelle Zusammenarbeit und digitale Workflows sind keine Heilsbringer, die man einfach nur anwenden muss.
"Wenn Sie einen Scheißprozess digitalisieren, dann haben Sie einen scheiß digitalen Prozess," wie Thorsten Dirks, damals CEO von Telefónica Deutschland, 2015 sagte. Genauso verhält es sich mit den Strukturen und der Organisation der Zusammenarbeit. Wenn beispielsweise Ritter der Schwafelrunde nun in einer Videokonferenz statt im bequemen Konferenzraum zusammenkommen, dann spart man sich vielleicht Wegezeit, aber produktiver ist das Meeting dadurch noch lange nicht. Wenn Sie ein neues digitales Tool für den Austausch von Informationen einsetzen, dann muss das noch lange nicht zur Entlastung der Mitarbeitenden kommen. Die Informationsflut und das Ablenkungspotenzial könnte sogar noch steigen.
Das heißt, die beteiligten Menschen müssen sich verständigen und gemeinsam Konzepte und Regeln entwickeln, wie die diese neuen Tools genutzt werden, wie Dokumente bereitgestellt werden, wie Aufgaben und Arbeitsvorgänge agil gemanagt und abgestimmt werden, wie Informationen und Wissen geteilt werden, wie die Kommunikation produktiv und zugleich effizient gestaltet wird. All das nur mit dem Ziel, dass die Zusammenarbeit und die Prozesse flutschen, ohne dass Mitarbeitende unter Dauerstrom stehen.
Wenn Sie Veränderung wirklich wollen und mit Ihren Mitarbeitenden regelmäßig ein bisschen Zeit investieren, dann stehen Ihre Chancen gut, dass Ihnen diese Transformation gelingt - Schritt für Schritt und nachhaltig.
Ich zeige Ihnen Wege auf, wie Sie die Potenziale in und mit Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern entfesseln können. Dabei ist es völlig egal, in welcher Branche Sie arbeiten, wie klein Ihre Firma ist. Selbst Kanzleien und Praxen können davon profitieren.
Wie diese Wege aussehen und wie ich Sie dabei unterstützen kann - das möchte ich Ihnen zunächst in meinem kostenlosen Online-Seminar erläutern.